Quelques documents pour Base-élèves
L'Inpection Académique de Gironde nous propose :
Agenda base élèves pour le directeur (Mise à jour en date du 30/10/07)
| Tout au long de l'année scolaire | Mardi 2 septembre |
| A partir de mars 2008 | Septembre 2008 |
| Mai et juin 2008 | Octobre et novembre 2008 |
| Avant le 1er septembre | Chaque fois que nécessaire... |
| Tout au long de l’année scolaire | ||
| Admission individuelle. Attention ! Il ne faut procéder à l’admission définitive que lorsqu'on est sûr des 5 critères nécessaires à l'attribution de l'INE. (nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance) | Menu bleu/ Elèves/ Admission/ Gestion individuelle des admissions | |
| Radiation individuelle. L’enregistrement immédiat de la radiation d’un élève qui a quitté l’école est obligatoire afin de libérer son dossier pour une autre école. | Menu bleu/ Elèves/ Radiation | |
| * Edition de la liste des radiés sur une période. | Module MAIRIE Elèves/édition/édition de listes/Liste des élèves par activité périscolaire. | |
| Suivi de la saisie des nouveaux élèves (+ leur état) | Menu orange / Ecole/ Suivi/ Sélectionner l’année en cours | |
| Affectation des élèves à des classes ou des groupes d'enseignement. Changement de classe. | Menu bleu/ Elèves/ Répartition/ Gestion individuelle | |
| * Edition de listes diverses : Listes simples d’élèves, listes avec des cases à cocher, liste des personnes à contacter en cas d'urgence pour les sorties scolaires… etc | Menu vert/Gestion courante/Edition/Edition de listes/ Choisir la liste dans le menu déroulant. | |
| Edition de certificat individuel de scolarité. | Menu vert/Gestion courante/Edition/ Éditer individuellement un document administratif : - certificat de scolarité | |
| Edition de certificat individuel de radiation. | Menu vert/Gestion courante/Edition/ Éditer individuellement un document administratif : - certificat de radiation | |
| Vérification des erreurs éventuelles sur la base grâce aux documents repères pour une base opérationnelle. | Cinq critères sont à vérifier | |
| Extraire des données en vue de faire des étiquettes ou du publipostage. | Menu vert/Gestion courante/ Extraction/ Extraire un fichier contenant l'ensemble des élèves de votre école/ Cocher identité de l’élève. | |
J1 |
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| Calcul de l’état des effectifs réels de l’école à la demande de l’IEN ou de l’IA. | Menu orange / Ecole/ Suivre les effectifs/ Nouveau/ Sélectionner demande de l’IEN ou de l’IA/ OUI | |
| * Enregistrement de l’état des effectifs des élèves de l’école à une date choisie par le directeur. (ex : l’école accueille de nombreux gens du voyage ou saisonniers. Le directeur peut enregistrer l’effectif record de l’école à une date choisie) | Menu orange / Ecole/ Suivre les effectifs/ Nouveau/ Sélectionner demande de l’IEN ou de l’IA/ NON | |
| A partir du mois de Mars 2008 | Pas à pas |
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| Début de la nouvelle campagne d’inscription scolaire en Mairie pour l’année scolaire suivante, si la Mairie renseigne base-élèves. | Pour éviter les doublons d’élèves ou de responsables sur la commune, le directeur peut conseiller à la personne chargée de la saisie la lecture des pas à pas destinés aux Mairies. | |
M2 |
| Les mois de Mai et Juin 2008 : la préparation de l’année 2008/2009. |
Pas à pas |
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Un élève dont les parents signalent qu’il quittera l’école à l’issue de l’année scolaire 2007/2008 doit faire l’objet d’une radiation par le menu « passage » en précisant simplement qu’il quitte l’école. Cette procédure permet d’éliminer de suite les élèves concernés des listes 2008/2009. (Par le menu radiation « classique», il faudra attendre la date d’effet du 2 septembre pour constater la disparition de ces élèves de l’école) |
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| Passages des élèves. La gestion collective doit être faite avant le 15 juin pour toutes les écoles de Gironde. (On peut toujours revenir sur une décision de passage par la suite). |
Gestion collective de l'enregistrement des passages. | Menu bleu/ Elèves/ Passage/ Enregistrer globalement des décisions de passage (Toujours commencer par un traitement collectif des passages) |
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| Revenir sur une décision de passage. | Menu bleu/ Elèves/ Passage/ Enregistrer/Mettre à jour une décision de passage | ||
| Radier un élève suite au passage. | NE PAS PASSER PAR LE MENU RADIATION : cocher la case « quittant l’école » située à côté de la décision de passage. | ||
| Editer des listes suite à passage. (ex : liste des élèves passant en 6ème) | Menu bleu/ Elèves/ Passage/ Editer des listes. | ||
| Admission acceptée des nouveaux élèves pour l’année 2008/2009. Si le certificat de radiation de l’école précédente est un certificat base élèves, ne surtout pas créer de nouvelle fiche. |
Récupération des « admis définitifs quittant l’école ». | Menu bleu/ Elèves/ Admission/ Gestion individuelle des admissions/Chercher/Autre/Continuer la recherche. | |
| Admission des inscrits par la mairie. | Menu bleu/ Elèves/ Admission/ - Gestion collective des admissions OU - Gestion individuelle des admissions | ||
| Admission directe par le directeur. | Menu bleu/ Elèves/ Admission/ Gestion individuelle des admissions | ||
| Suivre l’état des nouveaux élèves de l’école. | Menu orange / Ecole/ Suivi | ||
| * Editer la liste simple ou détaillée des élèves non-répartis pour 2008/2009. | Menu bleu/ Elèves/ Répartition/ Édition de liste d'élèves/ Liste des élèves non répartis. | ||
| * Editer la liste simple des élèves par niveaux en prévision de la constitution des classes. | |||
| * Extraire le fichier des élèves de l’école pour 2008/2009. | Menu bleu/ Elèves/ Répartition/ Édition de liste d'élèves/ Liste des élèves non répartis/ Extraction en dessous du pdf de la liste. | ||
| Dupliquer, créer, ou modifier les classes de l’année 2008/2009. | Menu orange / Ecole/ Créer/Modifier/Visualiser les classes de l'école. | ||
| Répartir les élèves dans les classes pour l’année 2008/2009. | Menu bleu/ Elèves/ Répartition/ Affectation permanente à une classe. | ||
| Edition des listes simples ou détaillées des élèves répartis dans les classes pour 2008/2009. | Menu bleu/ Elèves/ Répartition/ Édition de liste d'élèves/Liste des élèves répartis/ Chercher/ Sélectionner 2008 2009. | ||
| * Extraire le fichier des élèves de chacune des classes pour 2008/2009. | Menu bleu/ Elèves/ Répartition/ Édition de liste d'élèves/ Sélectionner 2008 2009/ Chercher/ Extraction sous le pdf | ||
| Les jours qui précèdent la rentrée jusqu’au 1er septembre 2008 dernier délai. |
Pas à pas |
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| Mise à jour de la carte d'identité de l'école. | Menu orange / Ecole/ Modifier/Visualiser la carte d'identité de l'école | ||
Duplication/ modification/ création des classes et des enseignants. |
Menu orange / Ecole/ Créer/Modifier/Visualiser les classes de l'école | ||
| Admission acceptée des nouveaux élèves arrivés dans l’été. | Récupération des radiés ou « admis définitifs quittant l’école ». | Menu bleu/ Elèves/ Admission/ Gestion individuelle des admissions/Chercher/Autre/Continuer la recherche. | |
| Admission des inscrits par la mairie. | Menu bleu/ Elèves/ Admission/ - Gestion collective des admissions OU - Gestion individuelle des admissions | ||
| Admission directe par le directeur. | Menu bleu/ Elèves/ Admission/ Gestion individuelle des admissions | ||
| Suivre l’état des nouveaux élèves de l’école. | Menu orange / Ecole/ Suivi | ||
| Répartition dans les classes de ces derniers élèves arrivés durant l’été. | Menu bleu/ Elèves/ Répartition/ Gestion individuelle des répartitions | ||
| Revenir sur une décision de passage. (pour un élève qui a bénéficié d’une décision d’orientation tardive, pour celui qui ne quitte plus l’école ou pour celui pour lequel le départ n’était pas prévu en juillet) | Menu bleu/ Elèves/ Passage/ Enregistrer/Mettre à jour une décision de passage | ||
| Edition des listes simples ou détaillées des élèves répartis dans les classes pour l’affichage de rentrée. | Menu bleu/ Elèves/ Répartition/ Édition de liste d'élèves/Liste des élèves répartis dans les classes | L1 |
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| * Extraire le fichier des élèves de chacune des classes. (Par exemple, extraire les données des TPS et PS afin de préparer les étiquettes autocollantes des premiers jours). | Menu bleu/ Elèves/ Répartition/ Édition de liste d'élèves/Extraction sous le pdf | L1 |
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| Le jour de la rentrée des classes : mardi 2 septembre | Pas à pas |
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| Enregistrement des admissions définitives des nouveaux élèves. Seuls les nouveaux élèves, physiquement présents, peuvent être admis définitivement. L’admission définitive est un constat de présence. Mais il ne faut admettre l'élève définitivement que lorsqu'on est sûr des 5 critères nécessaire à l'attribution de l'INE. (nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe) |
Menu bleu/ Elèves/ Admission/ Enregistrement des admissions définitives | |
| Radiation des élèves qui ont quitté l’école. | Menu bleu/ Elèves/ Radiation | |
| * Edition des listes d'élèves. > Listes simples d’élèves. > Listes avec des cases à cocher. |
Menu vert/Gestion courante/Edition/Edition de listes/ Choisir la liste dans le menu déroulant. | |
| * Copie des fiches de renseignements vierges à destination des nouvelles familles. | Menu vert/Gestion courante/Edition/ Éditer des fiches de renseignements vierges ou pré-initialisées. |
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| * Edition des fiches de renseignements pré-initialisées pour les élèves fréquentant l'école l'année précédente pour une mise à jour par les familles. | Menu vert/Gestion courante/Edition/ Éditer des fiches de renseignements vierges ou pré-initialisées. |
| Le mois de Septembre | Pas à pas |
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| Suivi des attributions d’INE pour les élèves de l’école. Faire un signalement à GL Contact en cas d’attente d’INE supérieure à une semaine. | Menu vert/Gestion courante/Edition/Edition de listes/ Liste de suivi des attribution d’INE. | |
| * Suivi du retour des fiches de renseignement. | Menu vert/Gestion courante/Edition/Suivre le retour des fiches de renseignements. | |
| Mise à jour individuelle des dossiers des élèves. | Menu vert/Gestion courante/Elèves/Chercher/Cliquer sur le nom/Modifier | |
| Renseignement collectif du dossier scolaire de l’élève. (ex : langue étudiée…) | Menu bleu/ Elèves/ Scolarité/ Gestion collective du dossier scolaire | |
| Edition de certificat individuel de scolarité à la demande des familles. | Menu vert/Gestion courante/Edition/ Éditer individuellement un document administratif : - certificat de scolarité |
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| * Edition de la liste des élèves utilisant les services de cantine, garderie, étude et ramassage scolaire. | Module MAIRIE Elèves/édition/édition de listes/Liste des élèves par activité périscolaire | |
| * Edition des listes des personnes à contacter en cas d'urgence. | Menu vert/Gestion courante/Edition/Edition de listes/ Choisir la liste dans le menu déroulant. | |
| * Edition des listes des personnes autorisées à prendre l'enfant en charge à la sortie. | Menu vert/Gestion courante/Edition/Edition de listes/ Choisir la liste dans le menu déroulant. | |
| Edition des listes d'élèves aux services de la Protection Maternelle et Infantile (P.M.I.), ou aux services du centre médico-social | Menu vert/Gestion courante/Edition/Edition de listes/ Choisir la liste dans le menu déroulant. | |
| Vérification des rattachements des responsables et mises à jour de leur adresse pour affiner la préparation des listes électorales. | Menu vert/Gestion courante/Elèves/Chercher/Cliquer sur le nom/Onglet responsables/Modifier | |
| Suivre l’état des nouveaux élèves de l’école. | Menu orange / Ecole/ Suivi | |
| Vérification des erreurs éventuelles sur la base grâce aux documents repères pour une base opérationnelle. | Cinq critères sont à vérifier | |
| Calcul de l'état des effectifs réels de l'école à la demande de l’IEN ou de l’IA. | Menu orange / Ecole/ Suivre les effectifs/ Nouveau |
| Les mois d’Octobre et Novembre | Pas à pas |
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| Edition de la liste électorale du bureau de vote. |
Menu vert/Gestion courante/Edition/Edition de listes/ Choisir la liste dans le menu déroulant. | |
| Edition de la liste électorale pour les associations de parents. | Menu vert/Gestion courante/Edition/Edition de listes/ Choisir la liste dans le menu déroulant. | |
| * Extraire des données en vue de faire des étiquettes ou du publipostage pour les élections. | Menu vert/Gestion courante/Extraction/ Extraire un fichier contenant l'ensemble des élèves de votre école/ Cocher responsables | J1 |
| Effectuer des prévisions d’effectifs pour l’année suivante. | Menu orange / Ecole/ Effectuer des prévisions des effectifs pour la rentrée scolaire N+1 |
| Chaque fois que nécessaire… | Pas à pas |
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| Changer son mot de passe de connexion. (quand le directeur change ou quand il y a le moindre souci pour ce mot de passe …) |
Sur la page d’accueil de l’application, avant de se connecter. |
* signale des opérations non obligatoires mais qui sont rendues possibles par l'application.
Pour les collègues concernés et intéressés, voici quelques documents produits par des ATICE d'autres départements qui pourront peut-être vous aider en cette fin d'année. Merci aux auteurs pour leur contribution.
| Fiche école dans Base élèves | |
| Agenda du directeur dans Base-élèves pour mai-juin 2007 | |
| Vérifications ultimes avant de commencer les passages | |
| Passages dans l'application Base-élèves | |
| Outil provisoire d'édition d'étiquettes (élections parents d'élèves) pour Open office 2.31 |